Tips! Processdiskussioner på styrelsemöten

>Jag är mötesordförande i en förening, där styrelsen består av nio styrelseledamöter. Vi träffas minst en kväll i månaden. Föreningen är relativt nybildad, och det finns många och svåra frågor, som vi som styrelse måste ta beslut om. Vi äger tillsammans 13,2 ha mark, ett stort stenbrott, en lång sjölinje, och en stor mängd byggnader från 1800-talet. Flera av föreningens medlemmar är ättlingar till ursprungsinvånarna. Vårt största problem är att ”djungelns lag” rått fram till nu, och ett av våra uppdrag är att bygga upp en strategisk, övergripande organisation, som tillvaratar samtliga medlemmars intressen på så lika villkor som möjligt.
Det är ingen lätt uppgift att leda denna fantastiska styrelse, där styrelseledamöterna har helt olika synsätt beroende på hur länge de bott i byn och vad de, deras släktingar eller vänner har lyckats tillskansa sig i andan av ”djungelns lag”.
För att närma oss varandra har jag fr om hösten infört något som jag kallar processdiskussioner. Det går till enligt följande. Redan innan styrelsemötet funderar jag på om det finns någon stor fråga, som jag antar att vi i styrelsen kommer att ha mycket olika åsikter om. Frågan skall vara viktig, men inte akut att ta beslut om. Om frågan faller inom denna ram gör jag den till en processfråga. Vilket klart framgår på kallelsen till styrelsemötet. På styrelsemöten är jag eller någon annan jag pratat med föredragande i ärendet. Jag berättar sedan att vi kommer att diskutera denna fråga under avgränsad tid på ett par styrelsemöten framöver. Första gången kanske vi har en ”runda”, vilket innebär att samtliga i styrelsen får 90 sek på sig att framlägga sin åsikt i ärendet. Detta är ett sätt att få alla att engagera sig i frågan och ta ställning. Till nästa styrelsemöte kanske jag har sammanställt några riktlinjer utifrån vad styrelseledamöterna sa under sina vardera 90 sek. Denna gång kanske vi genomför en värderingsövning exempelvis att alla som tycker att samtliga bryggor skall rivas och att föreningen bygger nya gemensamma bryggor väljer en speciell siffra och att de som tycker att allt ska vara som idag ställer sig på en annan siffra. Vanligtvis en skala mellan 1 – 6. Var och en får sedan motivera sitt val. På styrelsemöte tre har jag sedan sammanställt den eller de olika åsikter som finns i frågan och vi får gå till beslut. Jag har kommit fram till att detta är en fantastikt bra metod, där alla måste aktivera sig och ta ställning. Det skapas också ett VI, och en förståelse för att man kan se frågan utifrån olika synvinklar.

Annonser